Tietosuojaseloste

Tämä on Asianajotoimisto TOIVONEN Oy:n (jäljempänä ”Asianajotoimisto”) henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.5.2021. Viimeisin muutos 23.11.2021. 

1) Rekisterinpitäjä 

Asianajotoimisto TOIVONEN Oy (3207886-5) 

Osoite: Ankkurinvarsi 11 H, 02320 Espoo 

Puhelin: +358 50 5224871 

Sähköposti: tommi(at)aatoivonen.fi

2) Henkilötietojen kerääminen 

Henkilötietoja kerätään pääasiassa asiakasrekisteriä ja toimeksiantoluetteloa varten. Myös vastapuolen tietoja voidaan tarpeen mukaan esimerkiksi toimeksiantoon liittyen tai esteellisyysarvioinnin vuoksi kerätä. Edelleen rahanpesun estämiseksi voidaan tietoja kerätä. Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Toimeksiantoja hoidettaessa vastapuolta ja todistajia koskevia henkilötietoja voidaan kerätä myös päämiehiltä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä viranomaisilta sekä muista luotettavista lähteistä. Mitään tietoja ei kerätä ja säilytetä enempää kuin on tarpeen toimeksiannon hoitamiseksi. Henkilötietoja voidaan luovuttaa ulkopuolisille, kuten viranomaisille ilman rekisteröidyn suostumusta ainoastaan laissa säädetyissä tapauksissa. 

3) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeutusperuste 

Oikeutusperusteet 

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimeksiantojen hoitamiseksi ja asianosaisten tavoittamiseksi toimeksiannon jälkeen tarpeen tullen. Henkilötietoja saadaan kerätä ja käsitellä sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Toimeksiannon syntyminen on tällainen sopimus. Myös tarjouspyyntö toimeksiannosta synnyttää tarpeen kerätä tietoja toimeksiantoa varten. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös Asianajotoimiston tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tätä varten saattaa olla tarpeen kerätä vastapuolen henkilötietoja. Henkilötietojen kerääminen on mahdollista myös erillisellä suostumuksella, joka annetaan aina erikseen, mikäli edellä mainitut oikeutusperusteet eivät tule kyseeseen. Edelleen tietyt lakisääteiset velvoitteet esimerkiksi rahanpesulaki, voivat aiheuttaa tarpeen kerätä henkilötietoja. 

Kerättyjen tietojen sisältö 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: 

– Nimi, henkilötunnus, syntymäaika, asema, yritys/organisaatio/työnantaja, yhteystiedot (puhelin, sähköposti, osoite, yhteyshenkilön yhteystiedot), www-sivut, laskutustiedot

 – Tiedot vireillä olevista asioista eri tuomioistuimissa ja viranomaisissa

 – Tarpeen tullen oikeusapua varten tallennetaan tulo- ja menotiedot 

– Oikeusturva-asioissa vakuutusyhtiön tiedot 

– Tiedot mahdollisesta vastapuolesta, todistajasta tai muusta sellaisesta toimeksiantoon liittyvästä asianosaisesta 

4) Henkilötietojen säilyttäminen 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi, kuitenkin vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisestä lukien. 

5) Rekisteröidyn oikeudet 

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö Asianajotoimisto hänen tietojaan ja mikäli näin on, hänellä on oikeus saada henkilötiedot tarkastettua. Rekisteröity voi milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa poistamista, mikäli: 

– tietoja ei enää tarvita alkuperäiseen tarkoitukseen, 

– henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, jonka rekisteröity peruuttaa, 

– rekisteröity käyttää tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaista vastustamisoikeuttaan, 

– henkilötietoja on käytetty lainvastaisesti tai 

– henkilötiedot on poistettava lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. 

Oikeutta tulla unohdetuksi ei tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan mukaan sovelleta muun muassa silloin, kun käsittely on tarpeellinen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, estämiseksi tai puolustamiseksi. 

Asianajotoimistolle toimeksiannon antaneella asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta tulla kokonaan unohdetuksi, sillä Asianajotoimiston asianajajalla, osakkaalla tai muulla lakimiehellä on oltava mahdollisuus vastata mahdolliseen kanteluun tai oikeudelliseen vaateeseen, joka on tehty kyseiseen toimeksiantoon liittyvistä toimista. Myös esteellisyyksien selvittäminen asettaa Asianajotoimistolle velvollisuuden säilyttää sitä varten tarpeelliset tiedot eikä oikeus tulla unohdetuksi koske näitä tietoja. 

Rekisteröidyllä on sovellettavan lain mukaisesti tietyissä tapauksissa oikeus siirtää Asianajotoimistolle toimittamat henkilötiedot järjestelmästä toiseen eli oikeus saada henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä, koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtää henkilötiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Pyynnön edellä mainittujen oikeuksien käytöstä voi toimittaa Asianajotoimistolle osoitteessa www.aatoivonen.fi käytössä olevan yhteydenottokaavakkeen kautta taikka sähköpostitse tai kirjeitse. 

6) Rekisterin suojauksen periaatteet 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

Henkilötietojen mahdollisissa tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme rekisteröidylle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti. 

7) Selostuksen muuttaminen 

Tätä selostusta päivitetään ja muutetaan aina, kun tarvetta sille ilmenee. Tuorein versio on saatavilla Asianajotoimiston verkkosivustolta.